A menudo son las pequeñas cosas las que elevan la experiencia del cliente de buena a excepcional. Tomemos los correos electrónicos como ejemplo clave. 

Todos los hoteleros envían correos a sus huéspedes tras hacer una reserva, pero es el correo de confirmación el que marca el primer encuentro con el cliente, y como bien sabemos, la primera impresión cuenta mucho.

En este artículo discutiremos por qué estos correos son tan cruciales, la mejor manera y momento para enviarlos, y las técnicas más utilizadas para las confirmaciones de reserva.

Qué es un correo electrónico de confirmación de reserva de hotel

Un correo de confirmación de hotel es un mensaje que se envía al cliente para confirmar que su reserva ha sido procesada y aceptada. 

Este correo incluye detalles importantes como las fechas de estancia, el tipo de habitación reservada, el precio pagado, y cualquier servicio adicional solicitado. 

Además, suele ofrecer instrucciones sobre cómo llegar al hotel y detalles sobre el método de pago utilizado. Es un documento esencial que proporciona seguridad al cliente y sirve como registro de la transacción realizada.

Qué tiene un email comprobante de reserva de alojamiento

Un email de confirmación de reserva de hotel generalmente incluye:

• Número de reservación: Esencial para identificar tu reserva.
• Detalles del huésped: Nombre completo y, a veces, información de contacto.
• Fechas de estancia: Las fechas de check-in y check-out.
• Tipo de habitación: Descripción de la habitación reservada.
• Costo total: Incluyendo impuestos y cualquier cargo adicional.
• Dirección del hotel: Junto con instrucciones o sugerencias de transporte.
• Política de cancelación: Información sobre cómo y hasta cuándo puedes cancelar sin cargos.
• Extras: Como desayuno, estacionamiento, o servicios adicionales solicitados.
• Instrucciones de check-in/check-out: Procedimientos y horarios.
• Información de contacto del hotel: Números de teléfono y email para consultas.

Estos elementos aseguran que tienes toda la información necesaria para tu estancia y pueden ayudar a evitar malentendidos o problemas al llegar al hotel. 

También, un buen email de confirmación debe incluir un diseño atractivo y estar adaptado a dispositivos móviles para una mejor experiencia del usuario.

Ejemplo y plantilla comprobante de reserva de hotel

Estimado huésped,

Nos complace confirmar su reserva en nuestro hotel. A continuación, encontrará los detalles de su estancia:

• Fecha de llegada: [Fecha de llegada]
• Fecha de salida: [Fecha de salida]
• Tipo de habitación: [Tipo de habitación]
• Número de huéspedes: [Número de huéspedes]
• Servicios adicionales: [Servicios adicionales]
• Precio total: [Precio total]
• Forma de pago: [Forma de pago]

Por favor, tenga en cuenta que cualquier solicitud especial estará sujeta a disponibilidad a la hora de hacer el check-in. Le recordamos que el horario de entrada es a partir de las [hora de check-in] y la salida debe realizarse antes de las [hora de check-out].

Si tiene alguna pregunta o necesita realizar algún cambio en su reserva, no dude en contactarnos al [número de teléfono del hotel] o al correo electrónico [correo electrónico del hotel].

Agradecemos su preferencia y estamos ansiosos por darle la bienvenida.

Atentamente,

[Su nombre]

[Su cargo]

[Nombre del hotel]

Cuándo y cómo enviar la confirmación de reserva de hotel

Lo ideal es enviar esta confirmación inmediatamente después de que el cliente realice la reserva, para asegurarle que su solicitud ha sido procesada correctamente. 

Para una comunicación efectiva, se puede utilizar tanto el correo electrónico como el SMS, asegurándose de que el mensaje sea claro y contenga toda la información necesaria para confirmar y recordar la reserva.

Con herramientas automatizadas como las de eRoom Suite, este proceso se simplifica, permitiendo a los hoteles personalizar y enviar confirmaciones de manera rápida y eficiente, mejorando la satisfacción del cliente y optimizando la gestión del tiempo del personal del hotel.

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Automatiza la comunicación con tus huéspedes

La gestión de comunicaciones con los clientes, como los correos electrónicos enviados antes y después de su estancia, se beneficia enormemente con la automatización. Estos sistemas se encargan de compilar y enviar toda la información necesaria a los huéspedes de manera eficiente y sin esfuerzo manual.

Pero no solo mejora la experiencia del cliente y optimiza el tiempo, sino que también tiene el potencial de aumentar los ingresos al presentar promociones en el momento oportuno y fortalecer la reputación en línea del hotel al incentivar a los clientes a dejar más comentarios positivos.

En eRoom, ofrecemos herramientas avanzadas como el CRM, diseñadas para recopilar datos cruciales de los clientes y personalizar su experiencia mediante campañas publicitarias a través de diversos canales.
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